POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento de la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único del sector Comercio Industria y Turismo 1074 de 2015, y cualquier norma que a futuro la aclare, modifique y/o derogue, CELLSTOP SMART, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención y ejercicio de derechos del Titular, respecto al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley.
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios adquiera, almacene o recopile, CELLSTOP SMART, en virtud del desarrollo de su objeto social y en cumplimiento de la ley 675 de 2001.
1. Responsable del Tratamiento de la Información:
CELLSTOP SMART con NIT N° 1104016031, ubicado en la Calle 25 # 22 – 63 de Sincelejo, correo electrónico info@cellstopsmart.com Teléfono: 300 625 3115 y pagina Web www.cellstopsmart.com
2. Marco Legal:
A continuación, se presentan un conjunto de normas jurídicas, sin que las mismas sean de carácter taxativo, en las cuales se determina y ampara la Protección de Datos Personales en la Republica de Colombia:
• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Ley 1712 de 2014.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015.
• Decreto 090 de 2018
3. Definiciones:
Con el objetivo de dar mayor claridad sobre los conceptos y determinaciones de la presente política, se presenta a todos nuestros usuarios definiciones de ley consignadas en los artículos 3º, 5º y 26 de Ley 1581 de 2012 y en el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4. Principios relacionados con la recolección de Datos Personales:
En todo tratamiento de datos personales que realice CELLSTOP SMART se aplicarán, los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano, en especial los siguientes:
• Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por CELLSTOP SMART se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.
• Principio de nacionalidad: El tratamiento dado por CELLSTOP SMART a los datos personales que tiene, obedece a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.
• Principio de libertad: El tratamiento que realice CELLSTOP SMART a los datos personales, lo hace de acuerdo con la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de CELLSTOP SMART debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: CELLSTOP SMART garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo con los procedimientos descritos en la presente política.
• Principio de acceso y circulación restringida: CELLSTOP SMART garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.
• Principio de seguridad: CELLSTOP SMART implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.
• Principio de confidencialidad: El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos por CELLSTOP SMART se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo con las finalidades descritas en la presente política.
5. Finalidades y Actividades de Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales:
Los datos personales por usted suministrados a CELLSTOP SMART, serán almacenados en las bases de datos del Centro Comercial y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
5.1. Bases de Datos Clientes: Posee Datos Personales de las personas naturales que han adquirido productos y/o servicios al interior de CELLSTOP SMART, y demás personas que de manera voluntaria y en ejercicio de sus derechos han suministrado directamente sus Datos Personales a la Copropiedad porque desean o requieren tener contacto con esta. Las finalidades de estas bases son las siguientes (I) El establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, con el objetivo de prestar servicios óptimos, cumplir las obligaciones contraídas con nuestros clientes, así como, fines administrativos, comerciales, de mercadeo y contacto. (II) Evaluar la calidad de los servicios prestados y productos recibidos. (III) La ejecución de actividades de mercadeo y publicidad, así como de los demás programas y eventos organizados al interior del Centro Comercial. (IV) El envío de información comercial, promocional, novedades y/o noticias relacionadas con los productos y/o servicios ofrecidos por el Centro Comercial a través de correo electrónico, mensajes de texto (SMS), aplicaciones móviles, llamadas telefónicas (teléfonos fijos o móviles) u otros medios de contacto. (V) Compartir sus Datos Personales con los aliados comerciales del Centro Comercial y/o sus afiliados. (VI) La realización de análisis permanente de las preferencias, gustos y perfilamiento de los clientes en aspectos demográficos y hábitos de consumo. (VII) El envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales, comunicación sobre la existencia de sorteos, rifas, concursos, ganadores de los mismos, invitaciones a conciertos, cine, actividades lúdicas o de entretenimiento que se realicen en el Centro Comercial, análisis y segmentación de la información para elaborar estudios y estadísticas sobre preferencias de consumo. (IX) Otras actividades inherentes con el objeto del Centro Comercial.
5.2. Bases de Datos Contratistas y Proveedores: Tienen Datos Personales de las personas naturales o jurídicas que poseen un vínculo contractual y/o comercial adquirido por productos y/o servicios al interior de CELLSTOP SMART; como proveedores, contratistas y/o promotores de entretenimiento público. El tratamiento de los datos se realizará con el fin de contactar y contratar con proveedores productos o servicios que el CELLSTOP SMART requiera para su operación, dotación de sus instalaciones y oficinas. Además de las siguientes finalidades (I) Realizar los registros respectivos para pagos por servicios y bienes adquiridos. (II) Realizar el levantamiento de registros contables. (III) Efectuar la gestión de facturación. (IV) Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo actividades relacionadas con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. (V) Circulación de datos personales de los titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos del Centro Comercial. (VI) Otras actividades inherentes con fines administrativos, comerciales y de contacto para dar cumplimiento al objeto social del Centro Comercial.
5.3. Bases de Datos Empleados, Exempleados y/o Prestadores de Servicio: Posee Datos Personales de las personas naturales que hayan iniciado algún proceso de selección de personal para vincularse laboralmente con CELLSTOP SMART; y/o por alguna figura de trabajo vigente autorizada por las leyes colombianas. Los Datos Personales de todas las personas naturales que actualmente se encuentran vinculadas con CELLSTOP SMART, aquellas que estuvieron vinculadas: (a.) laboralmente, (b.) prestadores de servicios temporales tercerizados, (c.) mediante la modalidad de prestación de servicios en el pasado, o (d.) pensionados del Centro Comercial y sus supervivientes. El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con procesos de selección para candidatos, vinculaciones contractuales sean estas laborales o no, ejecución y la terminación de las mismas. Además de las siguientes finalidades (I) Cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias en materia laboral, contractual y/o tributaria. (II) Desarrollar el proceso de vinculación laboral y/o de prestación de servicios, dar cumplimiento a la relación laboral y/o contractual existente, realizar procesos de ejecución y terminación de la relación laboral y/o de prestación de servicios. (III) Gestionar pago de nómina y pagos de aportes al sistema de seguridad social y de pensiones. (IV) El registro y control del personal. (VI) Cumplimiento de la relación contractual. (VII) Cumplimento de instrucciones de las autoridades judiciales y/o administrativas competentes. (VIII) Implementación de programas y realización de actividades orientadas al bienestar y desarrollo del talento humano, mediante evidencias escritas, de video, de audio y cualquier tecnología aplicable que garantice los derechos de los colaboradores. (IX) Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a empresas filiales, vinculadas, aliadas o subordinadas del CELLSTOP SMART y/o terceros colaboradores, con el fin de potenciar las habilidades de los empleados y/o prestadores de servicios, a través del desarrollo de cursos, capacitaciones, talleres, entre otros similares. (X) Consultar información crediticia/financiera y realizar reporte ante las centrales de riesgos como Datacrédito, Procrédito y Cifín, entre otras, para el otorgamiento de créditos, referenciaciones y/o reporte de comportamiento y/o incumplimiento en los pagos. (XI) Suministrar información de comportamiento financiero/crediticio a las entidades que los soliciten con el fin de realizar estudio de riesgos para el otorgamiento de créditos y desarrollar las gestiones administrativas y de cobranza necesarias. (XII) Otras actividades inherentes con el objeto administrativo y laboral del Centro Comercial.
5.4. Bases de Datos Propietarios, Arrendatarios, Arrendadores y Miembros del Consejo de Administración: Contiene Datos Personales de las personas naturales que hacen parte integral del desarrollo de las actividades que componen la Copropiedad y la destinación de los bienes de dominio particular que conforman el CELLSTOP SMART, en concordancia con las leyes que sobre el particular exige la administración de Propiedad Horizontal. Además de las siguientes finalidades (I) Crear canales de comunicación con los titulares de los datos personales que deriven en el acatamiento normativo de las leyes que rigen la Copropiedad. (II) Cumplimiento de obligaciones derivadas de propietarios, arrendadores, arrendatarios y miembros del Consejo de Administración. (III) Citación a Asambleas, Consejos de Administración y Comités de manera presencial y/o mediante mecanismos digitales de validez jurídica. (IV) Envío de Circulares, Manual de Vitrinismo, Manual de Convivencia, Boletines Informativos, entre otros medios. (V) Envío de cuentas de cobro y de facturas. (VI) Adopción de medidas para el ingreso de trabajadores y prestadores de servicios vinculados a locales, zonas comunes, oficinas, entre otras áreas dispuestas para tal fin. (VII) Y todas las actividades inherentes con objeto social del Centro Comercial.
5.5. Bases de Datos Seguridad: Contiene Datos Personales de las personas naturales que visitan las instalaciones de CELLSTOP SMART, por lo cual, su finalidad requiere monitorear, recopilar, almacenar, utilizar, transmitir imágenes, videos y datos biométricos, de las actividades relacionadas con la seguridad, protección de la integridad, intereses y control de acceso de los titulares. Además de las siguientes finalidades (I) Permitir el ingreso a las instalaciones de la Copropiedad. (II) Promover la seguridad de todas las personas y bienes. (III) Desarrollo óptimo de los temas que conciernen a Seguridad y Salud en el Trabajo. (IV) Compartir Datos Personales con las autoridades estatales, policía y empresa que presta los servicios de Seguridad Privada de la Copropiedad, con el propósito de fortalecer la salvaguarda colectiva de las personas al interior de esta. (V) Otras actividades inherentes al cuidado y protección de la integridad física de los titulares, bienes y activos de la Copropiedad.
6. Alcance:
Para las finalidades descritas, CELLSTOP SMART podrá:
A. Conocer, almacenar, procesar y transferir toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente;
B. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares;
C. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente;
D. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera;
E. Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares;
F. Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de vinculación, servicio, administración, seguridad o atención, así como para el desarrollo de encuentros de promoción comercial, rondas de negocios o misiones comerciales. CELLSTOP SMART podrá compartir con sus empresas vinculadas y aliados de negocios que se sometan a las condiciones de la presente política, los resultados de los mencionados estudios, análisis, personalizaciones y usos, así como toda la información y datos personales suministrados por los titulares;
G. Transferir los datos recopilados para que sean tratados por una empresa vinculada y/o aliado comercial, la cual será responsable del tratamiento y deberá garantizar al igual que CELLSTOP SMART, condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento;
H. Suministrar la información proporcionada por los titulares a las autoridades judiciales, administrativas, sanitarias y demás entes del Estado que en ejercicio de sus funciones soliciten dicha información.
7. Derechos de los Titulares:
De acuerdo con lo contemplado en el marco normativo de protección de datos personales, los titulares de los datos podrán en cualquier momento ejercer los siguientes derechos consagrados en la ley 1581 de 2012:
A. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a CELLSTOP SMART como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión o transferencia de estos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CELLSTOP SMART como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
C. Ser informado por CELLSTOP SMART como responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha de dar a los datos personales, siempre alineados a las finalidades descritas en la presente política.
D. Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
F. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. Datos Sensibles:
Toda persona tiene derecho a optar por no responder cualquier información sensible solicitada por el CELLSTOP SMART, relacionada entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud. No obstante, cabe aclarar que los datos relativos a la salud en casos especiales como emergencias sanitarias y/o pandemias, deberán se revelados a las instancias gubernamentales encargadas y/o a quien estás lo sugieran, encomienden y que cumplan con los requisitos de confiabilidad.
9. Datos de Menores de Edad:
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse únicamente con la autorización de los padres de familia o representantes legales del menor
10. Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Consultas:
Para realizar sus peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos de los titulares de conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización; por favor escriba al correo electrónico. De igual forma se indica que el Centro Comercial dispone de personal capacitado para atender las solicitudes en cabeza de la Dirección de Mercadeo de CELLSTOP SMART con NIT N° 1104016031, ubicado en la Calle 25 # 22 – 63 de Sincelejo, correo electrónico info@cellstopsmart.com Teléfono: 300 625 3115 y pagina Web www.cellstopsmart.com
11. Procedimiento para ejercer los Derechos:
A. Usted tiene derecho a solicitar la prueba de la autorización otorgada a CELLSTOP SMART así como conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Para ello podrá realizar consultas correo electrónico info@cellstopsmart.com Teléfono: 300 625 3115
Al realizar la solicitud de consulta, usted deberá identificarse claramente con nombre del titular, número de documento de identidad y sus datos de contacto (teléfono, dirección física y un correo electrónico actualizados), presentar los siguientes documentos:
• Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad.
• Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular. • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder Notarial) y el número del documento de identidad del Titular.
La consulta será atendida en un término de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción o radicación de su comunicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera. Lo anterior, sin perjuicio de los plazos consagrados por la Constitución Política Nacional y la Ley para la atención de derechos de petición.
B. Para solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales usted podrá realizar su solicitud al correo electrónico info@cellstopsmart.com Teléfono: 300 625 3115 y pagina Web www.cellstopsmart.com de la ciudad de Bogotá.
Su solicitud debe indicar su intención de que se supriman sus datos personales de nuestras bases de datos o de revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente el nombre del titular, el número de su documento de identidad y sus datos de contacto (teléfono, una dirección física y un correo electrónico actualizados).
Al realizar su solicitud de consulta usted deberá presentar los siguientes documentos:
• Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad (CC, TI, CE. o pasaporte).
• Si se trata de causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular. • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder Notarial) y el número del documento de identidad del Titular. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de esta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la solicitud completa, el término máximo para atenderla será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. Seguridad de la Información:
CELLSTOP SMART ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes del CELLSTOP SMART encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la Propiedad Horizontal. CELLSTOP SMART no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante y por lo anterior, CELLSTOP SMART no será responsable por ataques informáticos y en general de cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros, o cuando la información sea requerida formalmente por autoridades nacionales o locales que adelanten investigaciones o procesos legales en las cuales estos se requieran.
13. Vigencia:
Esta política rige a partir del mes de julio del año 2020. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados, transferidos o transmitidos permanecerán en nuestras Bases de Datos durante el tiempo que sea necesario y/o que por ley deban mantenerse para las finalidades mencionadas en esta Política.
14. Revisión:
Esta política se someterá a revisiones periódicas, consignando en el presente numeral la fecha de la última revisión, con el fin de actualizarla según los criterios legales que sobre la presente emita la legislación colombiana.